At a Glance
Refund mode lets staff process a refund correctly against the original sale, updating takings, stock and the client's record so the books stay accurate. ClinicSoftware.com records each refund with its reason and links it to the transaction, keeping a clean, auditable trail.
How do refunds work in clinic software?
A refund is processed against the original sale, reversing the payment and, where relevant, returning stock. ClinicSoftware.com records it so takings and the client balance stay correct.
Why record refunds properly?
Properly recorded refunds keep your daily takings and reports accurate and give a clear audit trail of what was refunded, when and why.
Does a refund update stock and balance?
Yes. Where a product is returned, stock is restored, and the client's balance and the day's takings are adjusted, so nothing is left inconsistent.
Frequently Asked Questions
How do refunds work?
A refund is processed against the original sale, reversing payment and returning stock where relevant. ClinicSoftware.com keeps takings and balance correct.
Why record refunds properly?
To keep takings and reports accurate and provide a clear audit trail of what was refunded and why.
Does a refund update stock?
Yes. Where a product is returned, stock is restored automatically.
Is there an audit trail?
Yes. Each refund is recorded with its reason and linked to the transaction.
How It Works in ClinicSoftware
01
Open the original sale
02
Process the refund with a reason
03
Return stock where relevant
04
Takings and balance update automatically
Processe reembolsos diretamente no ClinicSoftware sem ter de mudar para o seu terminal de pagamento ou máquina de cartões. Emita reembolsos totais ou parciais para o método de pagamento original, crie notas de crédito como alternativa, ou transfira o valor para o saldo da conta do cliente. Cada ação é registada com o motivo, o funcionário autorizado e a data/hora.
Como Funciona
01
Abra a fatura original a partir do perfil do cliente ou da lista de faturas
02
Selecionar Reembolso e escolher entre reembolso total, valor parcial ou nota de crédito
03
Insira o motivo do reembolso — é obrigatório e registado no histórico de auditoria
04
Confirmar com PIN do gestor — o reembolso processa-se e o registo atualiza-se instantaneamente
Características Principais
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Reembolsos Totais e Parciais
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Alternativa à Nota de Crédito
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Devolução do Método Original
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Registo de Motivos
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Autorização do Gestor
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Registo de Auditoria Completo
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Integração de Relatórios
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Sincronização com Xero
Dicas Profissionais
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Definir um limite de reembolso que exija aprovação de nível de diretor para reembolsos de alto valor
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Formar a equipa para oferecer sempre um vale de crédito antes de um reembolso em dinheiro — mantém a receita no negócio
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Executar o relatório de reembolsos mensalmente para identificar padrões de insatisfação do cliente por serviço
